用友装好之后第一步干什么?注册登录和这几个基础设置别漏

很多人辛辛苦苦把用友装好,登录界面一亮就觉得大功告成了,结果一头扎进去开始记账,用了一阵子才发现账套建错了、权限没分好,推倒重来特别折腾。我的经验是,装好之后别急,先花二十分钟把几个基础设置做扎实,后面能省下成倍的时间。这篇就讲讲第一次打开用友之后,按顺序该做哪几件事。

第一件事是登录。第一次打开看到的通常是登录框,系统会有个默认的管理员账号,你先用它进去。进去之后我强烈建议第一时间把默认密码改掉,尤其是财务数据,安全这根弦得绷着。改完密码顺手记在一个安全的地方,别图省事用太简单的,也别只记在脑子里,忘了密码再找回来挺麻烦的。

第二件事是建账套,这是整个用友里最核心的一步。账套说白了就是一本独立的账,你公司的所有数据都装在这个账套里。建的时候要填账套号、公司全称、所属行业、记账本位币,还有最要命的"启用会计期间",也就是从哪个年月开始记账。这个启用日期一定要想清楚再填,填错了后面调整非常痛苦,我见过有人随手填了个日期,做了半个月账才发现起始月不对,只能重建。

第三件事是设置操作员和分配权限。如果你公司不止一个人用,千万别所有人都共用那个管理员账号。正确的做法是给每个实际使用的人建一个独立的操作员账号,再按岗位分配权限,出纳就给出纳该有的,会计给会计的。这样不光数据安全,以后查谁动了哪笔账也清清楚楚。哪怕现在就你一个人用,也建议单独建个日常用的账号,把管理员账号留着专门做管理。

第四件事是完善基础档案。正式记账之前,把会计科目、往来单位、部门、职员这些基础档案先理一理。一开始把这些铺好,后面录单据的时候直接选就行,又快又不容易错。要是嫌麻烦不弄,等业务量上来了再补,那感觉就像盖了一半房子才想起来没打地基,边用边补特别乱。

还有个小细节是数据备份。用友这类软件,数据就是命根子,我习惯一开始就把备份这件事的规矩定下来,定期手动备一次,或者设置成自动备份到另一个位置。别等到哪天数据库出问题、电脑崩了才追悔莫及,这种事我身边真发生过,一年的账没了,那叫一个欲哭无泪。

把上面这几步走完,你的用友才算真正进入可以放心用的状态。其实这些基础设置花不了多少时间,关键是别偷懒、别跳步。我一直跟新手强调,前期多花的这点功夫,都是在给未来的自己省事。设置稳了,后面记账才能顺顺当当,不用三天两头回头返工。